Im Fachbereich Hochbau, Unterhaltung und Liegenschaften wird zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Vollzeitstelle mit dem Aufgabengebiet „Veranstaltungstechnik“ eingerichtet und besetzt. Der Stellenplan für das Haushaltsjahr 2024 wird angepasst.

Die sanierte Aula am Freiherr-vom-Stein-Gymnasium wurde im Juni 2022 als Stadttheater eingeweiht. Von Oktober 2022 bis April 2023 fand die sogenannte Saison „0“ statt. In diesem Zeitraum organisierten die KulTour gGmbH und der Kulturbund Wagrien e.V. diverse Theater- und Musikveranstaltungen.

Im Mai 2023 fand ein Termin zwischen der Verwaltung und der KulTour gGmbH statt, um den Verlauf der Saison „0“ und Optimierungen für den weiteren Betrieb der Aula mit ggf. mehr Veranstaltungen zu besprechen.

Die KulTour gGmbH erstellte die anliegende Datei „20230425 Nullersaison Ergebnisse.pdf“ mit den Aufgaben, die für eine Veranstaltung zu organisieren sind, sowie eine Auflistung von Verbesserungspotentialen. Die aufgelisteten Verbesserungspotentiale der 0-Saison sind in Bearbeitung bzw. schon erledigt.

Die genannten Aufgaben können momentan weder die KulTour gGmbH noch die Stadtverwaltung komplett abbilden und es ist Unterstützung im Bereich Veranstaltungstechnik und Veranstaltungsbegleitung erforderlich.

Aufgaben für die Veranstaltungstechnik

Den Schwerpunkt der Aufgaben bildet die Durchführung einer Veranstaltung: Auf- und Abbau, Technikübergabe und Veranstaltungsbegleitung. Pro Veranstaltung kann man für diese Aufgaben ca. 30 Stunden veranschlagen. Während der Saison „0“ wurden diese Leistungen teilweise durch externe Fachleute zugekauft bzw. ehrenamtlich geleistet.

Für die Technikübergabe und die Bedienung der Technik ist ein ausgebildeter Veranstaltungstechniker erforderlich. In vielen Fällen bringen die Künstler Ihre eigenen Veranstaltungstechniker mit, die vor Ort durch eine fachkundige Person in die Technik einzuweisen sind, die Technik an diese zu übergeben und nach Veranstaltungsende zu übernehmen ist.

Veranstaltungsbegleitung

Für die Veranstaltungsbegleitung ist nach der Versammlungsstättenverordnung VstättV SH §38 (2) der Passus wie folgt geregelt:

„Während des Betriebs von Versammlungsstätten muss die Betreiberin oder der Betreiber oder eine die Veranstaltung im Auftrage leitende Person (beauftragte Person) ständig anwesend sein.“

Die Veranstaltungsbegleitung kann laut der Versammlungsstättenverordnung vom Betreiber mit einer schriftlichen Vereinbarung auf den oder die Veranstalter/-in übertragen werden, wenn dieser mit der Versammlungsstätte und deren Einrichtungen vertraut ist. Die Verantwortung des Betreibers bleibt davon unberührt. Aus der Erfahrung heraus, wird diese Verantwortung aber kein Veranstalter übernehmen.

Die Aufgaben der Technikübergabe, der Bedienung der Technik und der Veranstaltungsbegleitung könnten von einem bei der Stadt Oldenburg in Holstein neu angestellten Veranstaltungstechniker wahrgenommen werden.

Weitere Aufgaben

Die weiteren möglichen Aufgaben des neuen Veranstaltungstechnikers lauten wie folgt:

-          Auf- und Abbau der Stühle oder der Sitztribüne (in Zusammenarbeit mit den Hausmeistern)

-          Koordination der Reinigung vor und nach der Veranstaltung

-          Bedienung der haustechnischen Anlagen. Anpassung der Einstellungen an die Veranstaltungszeiten

-          Aufbau der Konferenztechnik bei Sitzungen

-          Ansprechpartner für technische Fragen für externe Schausteller in Hinsicht auf technische Vorgaben, technische Vorgaben, technische Möglichkeiten und Erteilung von Vorgaben/Auflagen

-          Organisation der Getränke

-          Schließdienst

Die Aufgaben der Belegungsplanung und des Ansprechpartners für Terminbuchungen sind ebenfalls durch den Veranstaltungstechniker zu erfüllen. Die heutige Belegungsplanung der Aula erfolgt über das Sekretariat des Freiherr-vom-Stein-Gymnasiums, was leider zu Problemen führt, da das Sekretariat in den Ferien nicht besetzt ist. Zudem ist dies nicht die originäre Aufgabe des Schulsekretariats.

Zusätzlich kann die Erteilung von Genehmigungen, die Entgeltabrechnung für die Veranstaltungen, die Instandhaltung des Gebäudes sowie die Prüfung der Wartungsintervalle über die neue Person abgebildet werden.

Die Einbindung der KulTour gGmbH bleibt weiterhin erforderlich. Der Umfang ist im Zuge der neuen Saison ohnehin zu vereinbaren (z. B. Platzierung des MA, Vermarktung u. Einkauf von Veranstaltungen, weitere administrative Aufgaben).

Art und Anzahl der Veranstaltungen

-          Kulturbund Wagrien e.V.: In der Saison „0“ wurden 3 Veranstaltungen durch den Kulturbund Wagrien e.V. in der Aula organisiert. Für die Saison 2023/2024 sind 5 Veranstaltungen geplant. Für diese Veranstaltungen wird eine Veranstaltungsbegleitung benötigt.

-          KulTour gGmbH: In der Saison „0“ wurden 2 Veranstaltungen durch die KulTour gGmbH in der Aula organisiert. Für diese Art der Veranstaltungen werden ein Veranstaltungstechniker sowie eine Veranstaltungsbegleitung benötigt.

-          Städtische Veranstaltungen in der Aula (z.B. Frühjahrsempfang oder Konzert): Für diese zukünftigen Veranstaltungen werden ein Veranstaltungstechniker sowie eine Veranstaltungsbegleitung benötigt. Zusätzlich ist das Catering, Deko usw.  zu organisieren

-          Externe Veranstaltungen: Für diese zukünftigen Veranstaltungen werden ein Veranstaltungstechniker sowie eine Veranstaltungsbegleitung benötigt.

In Summe ergeben sich ca. 10 Veranstaltungen in dem neuen Stadttheater pro Jahr.

Kosten

Die Kosten für einen Veranstaltungstechniker belaufen sich auf ca. 60.000,00 € Bruttolohnkosten pro Jahr.

Die bisherigen externen Kosten für Veranstaltungen, die zukünftig durch den zusätzlichen Mitarbeiter kompensiert werden könnten, wurden von der KulTour gGmbH und dem Kulturbund Wagrien aus der Saison „0“ dargestellt und erläutert. Dabei hat sich herausgestellt, dass ein städtischer Mitarbeiter Kapazitäten für ca. 35 Veranstaltungen pro Jahr hätte.

Die Entgeltabrechnung für die Nutzung bzw. Miete der Aula wird anschließend überarbeitet, so dass die Leistungen, wie die Veranstaltungbegleitung, Nutzung der Medientechnik o.a. bei externen Veranstaltungen dazu gebucht werden können.

Folgen, wenn keine Stelle geschaffen wird

Wenn diese Stelle nicht ausgeschrieben werden würde, könnten Veranstaltungen nur in Zusammenarbeit mit externen Fachfirmen stattfinden, was höhere Kosten und eine maximale Anzahl von 10 Veranstaltungen bedeuten würde. Diese 10 Veranstaltungen würden hauptsächlich durch den Kulturbund Wagrien e.V. und die KulTour gGmbh organisiert werden.

Aufgrund der kostenintensiven Sanierung des Statttheaters ist es sinnvoll, mehr Veranstaltungen stattfinden zu lassen.

Möglichkeiten

Aus den genannten Punkten ergeben sich drei Möglichkeiten:

1. Einstellung einer Person mit dem Aufgabengebiet „Veranstaltungstechnik“. Es können mehr Veranstaltungen in der Aula, und auch im gesamten Stadtgebiet stattfinden.
2. Die geplanten Veranstaltungen werden mit externen Fachleuten organisiert, die auch die Veranstaltungsbegleitung zu übernehmen haben, sofern dies möglich ist. Ansonsten kann es vorkommen, dass Veranstaltungen nicht stattfinden können, wenn der extrene Dienstleister die Veranstaltungsbegleitung nicht übernehmen kann bzw. möchte. Es sind maximal 10 Veranstaltungen in der Aula pro Jahr möglich.
3. Es finden keine Veranstaltungen in der Aula statt. Die Aula wird ausschließlich für den Schulbetrieb und ggf. Sitzungen genutzt.

Die Aula wurde aufwändig saniert und es handelt sich um einen beliebten Veranstaltungsort. Um diesen für Veranstaltungen nutzen zu können, empfiehlt die Verwaltung die Möglichkeit 1.

Die demografische Entwicklung hat Auswirkungen auf den Gegenstand dieser Entscheidung: