Zur Umsetzung der Baumaßnahme Schulcampus wird eine Lenkungsgruppe mit den unten stehenden Aufgaben und Befugnissen eingerichtet sowie gemäß unten stehendem Vorschlag besetzt. Neben Entscheidungen bei Zielkonflikten oder Qualitätsänderungen im Projekt werden insbesondere die Ver­ga­be­­entscheidungen und Entscheidungen zum Projektbudget vom Ausschuss für Umwelt und Bau­wesen und von der Stadt­verord­neten­versammlung auf die Lenkungsgruppe delegiert.

Für das Großprojekt Baumaßnahme Schulcampus ergeben sich zahlreiche Aufgaben und Ent­schei­dungs­erfordernisse auch auf Seiten des Bauherrn.

Um wesentliche Entscheidungen im Projekt einerseits kurzfristig, andererseits dennoch breit auf­gestellt treffen zu können, wird vorgeschlagen, eine Lenkungs­gruppe gemäß § 6 (3) Haupt­satzung zu installieren.

Die Lenkungsgruppe soll aus namentlich benannten, festen Vertreter*innen der Frak­tio­nen/Frak­tions­losen und der Verwaltung bestehen. Sie wird regelmäßig über den Projekt­fort­schritt informiert. Sie hat die Befugnis, Ent­scheidungen abschließend zu treffen, und die Auf­gabe, das Groß­projekt für die Frak­tio­nen/Frak­tions­­losen transparent zu machen.

Ein Schwerpunkt der Tätigkeit der Lenkungsgruppe werden die Vergaben sein. Aktuell sind mehr als 70 Vergabeeinheiten geplant, von denen circa 50 Vergabeeinheiten durch den Ausschuss für Umwelt und Bauwesen oder die Stadtverordnetenversammlung zu entscheiden wären.

Für die Einhaltung des Rahmenterminplanes und die Erzielung günstiger Preise empfiehlt die Verwaltung in Abstimmung mit dem Planungsbüro, die Ver­gaben nach Fertigstellung der Aus­schrei­bungs­­unterlagen und unter Berück­sich­tigung der Leistungs­zeiten (gemäß Bau­zeiten­pla­nung) suk­zessive auf den Markt zu bringen.

Um im Vergabe­prozess und bei etwaig nachfolgenden Nachträgen kurzfristig entscheiden zu können, wird vor­ge­schlagen, der Lenkungsgruppe die Befugnis zu erteilen, für das Schul­cam­pus­projekt abschließend über Aufträge > 100.000 € und Vergaben von Archi­tekten- und Inge­nieurs­leistungen > 20.000 € zu ent­scheiden.

Bezüglich der Vergabeentscheidung sei an dieser Stelle angemerkt, dass grundsätzlich die Ermäch­tigung zur Ausschreibung und Vergabe mit der Haushaltssatzung durch die Stadt­verordnetenversammlung erfolgt. Mit der Auf­for­derung zur Abgabe eines Angebotes be­zieh­ungsweise mit der Veröffentlichung einer Ausschreibung verpflichtet sich die ver­ge­ben­de Stelle, auf das wirtschaftlichste Angebot zu vergeben. Nur wenn die Vergabe­unterlagen grund­legend geändert werden müssen oder wenn andere schwer­wiegende Gründe bestehen, kann eine Ausschreibung aufgehoben werden. Dies bedeutet, dass regel­mäßig der Ver­gabe­empfeh­­lung des Generalplaners zu folgen sein wird.

Im Einzelnen wird Folgendes zur Einrichtung der Lenkungsgruppe empfohlen:

Aufgaben der Lenkungsgruppe:

• Entscheidungen bei Zielkonflikten zwischen Qualitäten, Terminen, Kosten (z.B. wenn aus­ge­wählte Materialien nicht zu den gewünschten Terminen lieferbar sind, Alter­na­tiv­materialien  aber höhere Kosten bedeuten)
• Entscheidungen zu wesentlichen Qualitätsänderungen (z.B. zu dominanten Ab­weich­un­gen vom Farbkonzept aus terminlichen Gründen oder zu wesentlichen Änderungen in der Fassa­den­gestaltung aus funktionalen Gründen)
• Entscheidungen über Aufträge > 100.000 € und über die Vergabe von Architekten- und Inge­nieurs­leistungen > 25.000 €
• Entscheidungen zu Nachträgen > 100.000 € bzw. > 25.000 € oder zur Erhöhung des Gesamt­­projekt­budgets
• Kommunikation in die Fraktionen

Besetzung der Lenkungsgruppe:

• Je ein namentlich benannter, fester Vertreter*in der Fraktionen/Fraktionslose
• Bürgermeister
• Fachbereichsleitung 1
• Fachbereichsleitung 3
• Protokollführer*in
• Leitender Architekt PPP

Es wird empfohlen, zusätzlich namentlich benannte, feste Vertreter*innen der Fraktionen und Ver­waltungs­­vertreter*innen festzulegen.

Bei Bedarf können BMP, die Schulleitungen oder andere zu den Sitzungen der Len­kungs­gruppe hinzu­ge­la­den werden.

Arbeitsweise der Lenkungsgruppe:

• Beratungen per Videokonferenz, im Rathaus, auf der Baustelle oder Hybrid
• „Jour Fix“ donnerstags 14-16 H; regelmäßig 4-wöchig
• Kurzfristiger Versand der Agenda
• Protokollierung der Ergebnisse durch die Verwaltung
• Kommunikation der Ergebnisse an die Gremien durch die Verwaltung im Rahmen des Berichtswesens

Die Lenkungsgruppe ist legitimiert, die erforderlichen Entscheidungen zum Projekt ab­schließend zu treffen.

Die demografische Entwicklung hat Auswirkungen auf den Gegenstand dieser Entscheidung: